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Eine Qualifikationsmatrix ermöglicht ein besseres Team-Management

Mithilfe einer Qualifikationsmatrix können die Verantwortlichen eines Unternehmens die Skills des Teams erfassen und analysieren. Die Qualifikationsmatrix ermöglicht dabei die Visualisierung nach unterschiedlichen Gesichtspunkten. So kann man sich etwa anzeigen lassen, wie viele Mitarbeitende über eine bestimmte Qualifikation verfügen. Zudem ermöglicht sie die Visualisierung im Hinblick auf die Gültigkeit bestimmter Qualifikationen.

Als Modul innerhalb einer umfassenderen Personaleinsatzplanung ist die Matrix in der modernen Unternehmensführung nahezu unverzichtbar.

Wie vereinfacht die Qualifikationsmatrix die Personaleinsatzplanung?

Viele Aufgaben innerhalb des Betriebes müssen von Personen erledigt werden, die dafür die entsprechenden Kenntnisse mitbringen. Dafür muss natürlich bekannt sein, wer über die erforderlichen Skills verfügt. Diese werden an der stets aktuell gehaltenen Skill Matrix angezeigt. Die tabellarische Übersicht zeigt außerdem an, welche Personen gerade für die Aufgabe verfügbar sind. Urlaubs- oder krankheitsbedingte Abwesenheiten sind bereits berücksichtigt, ebenso jene Teammitglieder, die in anderen Bereichen des Unternehmens unabdingbar sind.

Wie lassen sich die Qualifikationen unterteilen?

Die Interpretation von Qualifikationen ist mithilfe der Qualifikationsmatrix auf verschiedene Arten möglich. In der Personaleinsatzplanung sind vor allem arbeitsplatzbezogene Qualifikationen relevant. Diese sagen aus, wie gut eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die am entsprechenden Arbeitsplatz relevanten Anforderungen erfüllen kann.

Ergänzend hinzu kommen Nebenqualifikationen hinzu. Dabei handelt es sich um vom Arbeitsplatz unabhängige Befähigungen, die jedoch in verschiedenen unternehmerischen Bereichen relevant sein können. Typische Beispiele sind Sprachkenntnisse, Führerscheine oder ein hohes Maß an körperlicher Fitness. Hier werden umgekehrt allerdings auch vorhandene Einschränkungen vermerkt. Dabei kann es sich um ein angeborenes Handicap, aber auch um eine Allergie oder ein Rückenleiden handeln.

Über die Qualifikationsstufe lässt sich genau erkennen, wie gut die anfallenden Arbeiten durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter erledigt werden können. Hier reicht das Ranking von der angelernten Hilfskraft bis hin zum Expertenstatus. Ein solcher befähigt die entsprechende Person dazu, bei Bedarf auch andere Teammitglieder zu schulen beziehungsweise zu unterweisen.

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Was bedeutet die Priorisierung von Qualifikationen?

Wenn mehrere Personen die am Arbeitsplatz relevanten Fähigkeiten mitbringen, gilt es den Blick etwas zu erweitern. Wenn bei der Verrichtung einer anderen Aufgabe gerade ein Engpass herrscht, der durch eine der hier verfügbaren Kräfte ausgefüllt werden kann, wird die Auswahl der verfügbaren Teammitglieder sofort kleiner. Oftmals stellt sich auch die Frage, ob aktuell bestimmte Personen im Betrieb geschult beziehungsweise weiterqualifiziert werden müssen. Je nach Branche und den zu erledigenden Aufgaben bietet sich womöglich auch eine Rotation an. Diese hilft dabei, dass die Mitarbeitenden keine zu eintönigen Routinen entwickeln und dabei abstumpfen. Außerdem bleiben die verschiedenen Fertigkeiten enthalten, was auch im Sinne des Unternehmens ist.

Fähigkeiten durch die praktische Anwendung erhalten bleiben und die Mitarbeitenden durch einen zu eintönigen Arbeitsalltag abstumpfen.

Wie bleibt die Qualifikationsmatrix aktuell?

Es handelt sich bei der Qualifikationsmatrix nicht um ein starres Gefüge. Vielmehr unterliegt sie einem stetigen Wandel. Dies ist alleine schon der Fluktuation geschuldet. Zudem erweitern einige Mitarbeitende ihre Befähigungen durch Unterweisungen, Kurse und Schulungen,  während andere einige Skills durch Krankheiten oder Unfälle temporär oder dauerhaft einbüßen. All dies macht eine permanente Pflege der Qualifikationsmatrix erforderlich. Andernfalls wäre eine zielführende Einsatzplanung des Personals schlicht und ergreifend unmöglich.

Zudem müssen einige Qualifikationen immer wieder neu erworben werden. Das bekannteste Beispiel dafür ist der LKW-Führerschein, den es nach dem Erwerb im fünfjährigen Intervall durch eine spezielle medizinische Prüfung zu verlängern gilt. Um auch diese Faktoren zu berücksichtigen, eignet sich ein Ampel-System innerhalb der Skill Matrix: Grün geschaltete Mitarbeitende stehen ohne Einschränkungen zur Verfügung. Bei gelbem Licht läuft eine relevante Qualifikation in näherer Zukunft aus. Ist die Ampel bereits auf rot geschaltet, so ist die Qualifikation der Mitarbeiterin beziehungsweise des Mitarbeiters bereits abgelaufen. So ist auch eine langfristige Planung möglich. Dazu noch ein Beispiel: Max Mustermann fährt seit Jahren den LKW mit dem Messestand samt Warenmustern und Inventar an sein Ziel. Da die Ampel in der Matrix ein gelbes Licht anzeigt, kann bei der Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden, dass Herr Mustermann vorher noch die Verlängerung des Führerscheins in Angriff nehmen muss. Da die Verlängerung der Fahrerlaubnis zwar wahrscheinlich, aber nicht garantiert ist, kann Susi Sorglos als mögliche alternative Fahrerin eingeplant werden.

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Wenn bestimmte Skills im Unternehmen nur unzureichend vorhanden sind, aber zeitnah benötigt werden, kann man sich dank Qualifikationsmatrix rechtzeitig auf die Suche nach neuen Mitarbeitenden begeben. Umgekehrt ist natürlich auch eine Verschlankung des Teams möglich, wenn nach einer Umstrukturierung bestimmte Fachkenntnisse nicht mehr erforderlich sind.