Wie erreicht man seine Hochzeitsgäste gleichermaßen effektiv wie charmant?

Selbstverständlich eignet sich der Griff zum Telefon oder Smartphone für das Durchgeben von vielen wichtigen Informationen bezüglich der Hochzeit. Doch seien wir einmal ganz ehrlich: Mit jedem einzelnen Hochzeitsgast zu sprechen, dauert einfach sehr lange – meist zu lange. Und wenngleich die Nutzung von Messenger-Diensten vielleicht zeitökonomischer ist, wirkt sie im Zusammenhang mit einer Hochzeit oftmals ein wenig lieblos. Wie sieht eine konstruktive Alternative aus?

Die Wahl des geeigneten Kommunikationsmittels

Hochzeitseinladungen in Karten- oder Briefform bieten Platz für alle wesentlichen Aspekte, die im Zusammenhang mit der Feier stehen. Dazu gehören beispielsweise

• das konkrete Datum,
• die genauen Örtlichkeiten (Standesamt, Feierlocation, Kirche, o. ä.) inklusive Adresse und bei Bedarf kleinen Tipps zur Anfahrt,
• Vorschläge für Übernachtungsmöglichkeiten,
• ein potenzieller Dresscode und
• Hinweise dazu, wie es mit der Anwesenheit von Kindern und ihrer Betreuung auf der Hochzeit aussieht.

In Kombination mit zusätzlichen Kontaktdaten von Trauzeugen oder den mit bestimmten Hochzeitsbereichen betrauten ’Fachleuten‘ lassen sich so schon viele sich wiederholende Fragen umgehen. Und so kann man hinterher ganz getrost in die Danksagung Hochzeit schreiben, dass man seinen großen Tag genossen hat. Weil dem dann wirklich so war und man nicht immer überlegen musste, ob man vergessen hat, etwas Wichtiges mitzuteilen.

Wie geht man vor, wenn sich der Hochzeitsplan ändert?

Es kommt immer wieder vor, dass eine Hochzeit nicht wie geplant stattfinden kann. Das ist zwar ärgerlich, weil es einen organisatorischen Mehraufwand – auch im Hinblick auf die Information der Gäste – erfordert. Wer sich jedoch schnell ans Werk macht, trifft in der Regel auf viel Verständnis oder Wohlwollen. Insgesamt heißt es ’je schneller, desto besser‘ – insbesondere dann, wenn der eigentliche Termin nicht mehr in weiter Ferne liegt.

Das Verschieben der Hochzeit kann natürlich verschiedene, auch sehr spontane Gründe haben, die empathische Gäste in der Regel respektieren. Ein Musterbeispiel dafür sind Krankheiten, Un- oder Todesfälle; doch auch Corona hat uns alle gelehrt, dass sich manches innerhalb von wenigen Tagen ändern kann und eigentlich fest eingeplante Gruppentreffen eben doch verschoben werden müssen. Selbst die neuseeländische Premierministerin Jacinda Ardern konnte in Bezug auf ihre eigene Hochzeit davon ein Lied singen.

So oder so hat man in diesem Fall wiederum die Möglichkeit, auf die verschiedenen Kommunikationsoptionen zurückzugreifen.

• Der persönliche Kontakt oder Anruf bietet sich dabei besonders für enge Familienangehörige an. Wahrscheinlich wird das Gespräch etwas länger, dafür jedoch wohl ebenfalls umso tröstlicher. Freunde und Bekannte, mit denen man dagegen in einem nicht ganz so engen Kontakt steht, können genauso gut mit einer später und genereller erfolgenden Information versorgt werden.
• Einen Messenger / Social Media oder eine Mail zu nutzen, hat dagegen den Vorteil, dass schnell viele zukünftige Hochzeitsgäste die gleiche Nachricht erhalten – und man zudem sehen kann, wer sie bekommen und gelesen hat. Allerdings ist hierbei zu beachten, dass es, wenn die Nachricht nicht alle Fragen beantwortet, zu diesbezüglichen Rückrufen kommen kann.
• Der neue Brief beziehungsweise die entsprechende Einladungskarte ist zweifelsfrei sehr stilvoll. Sie kostet aber etwas Gestaltungs- und Umsetzungszeit sowie zusätzliches Porto. Außerdem sollte sie mit einem Hinweis auf eine erneute Rückmeldung bezüglich des neuen Hochzeitsdatums versehen sein.

Fazit: Schnelligkeit und Präzision sind das A und O bei Informationen bezüglich der eigenen Hochzeit

Nein, es ist nicht immer ganz leicht, alle Fragen schon im Voraus zu erahnen und im Zweifelsfall allen Fragestellern sofort und im gleichen Maße gerecht zu werden. Von daher kann etwas Hilfe in Form eines Kommunikationsteams nicht schaden. Ein Brautpaar, das sich rechtzeitig darum bemüht, kann im Zweifelsfall auch einmal auf andere Personen verweisen, die für bestimmte Aufgabenbereiche bei der Hochzeit und damit verbundene Fragen und Antworten zuständig sind. Das sorgt gleichermaßen für zügige Klarheit wie dafür, dass die Braut in ihrem Disney-Brautkleid ganz entspannt vor den Altar treten kann …

Kasimir Walter

“Webspezialist. Freundlicher Kaffeesüchtiger. Zertifizierter Reisefan. Popkultur-Fanatiker.“